Contractbeheer in Financieel

Met Contractbeheer in Financieel leg je contracten met leveranciers centraal vast en houd je grip op lopende contracten. Je hebt inzicht in looptijden, opzegtermijnen en financiële verplichtingen. Profit kan vanuit een contract verplichtingen genereren. Hierdoor kun je inkoopfacturen matchen met de verplichtingen uit het contract. Dit versnelt de financiële afhandeling. Daarnaast signaleert Profit wanneer een contract afloopt of stilzwijgend wordt verlengd.

Met contractbeheer:

  • Leg je contracten centraal vast en beheer je deze op één plaats.
  • Heb je inzichten in contracten, looptijden en opzegtermijnen.
  • Leg je verplichtingen en reserveringen vast, ook als je geen budgetten gebruikt.
  • Match je inkoopfacturen met openstaande verplichtingen.
  • Raadpleeg je de historie van een contract.
  • Signaleert Profit wanneer een contract afloopt of stilzwijgend wordt verlengd.
  • Verleng of beëindig je contracten met een workflow in InSite.

 

Inhoud

Beschrijving

Met Contractbeheer in Financieel leg je leverancierscontracten centraal vast. Zo houd je grip op lopende contracten en krijg je inzicht in de bijbehorende financiële afspraken. Daarnaast koppel je contractdocumenten aan het contract, zodat alle relevante documentatie op één plek beschikbaar is.

Bij vaste kosten, zoals huur, genereert Profit vanuit het contract automatisch verplichtingen. Je weet vooraf welke kosten je verwacht, bijvoorbeeld per maand of per jaar. Inkoopfacturen match je met deze verplichtingen. Bij een volledige match hoeft de factuur niet opnieuw beoordeeld te worden. Dit versnelt de afhandeling.

Bij variabele kosten weet je vooraf niet precies welke kosten ontstaan. Je genereert daarom geen verplichtingen vanuit het contract, maar werkt met inkoopaanvragen en inkooporders. Na goedkeuring van een inkoopaanvraag ontstaat een inkooporder met een verplichting.

Gebruik voor vaste en variabele kosten aparte contracten. Vanuit één contract kun je namelijk niet zowel verplichtingen genereren als inkooporders plaatsen.

De financiële administratie ziet de openstaande verplichtingen in de weergave Verplichtingen. Bij het boeken van een inkoopfactuur kun je deze matchen met één of meer openstaande verplichtingen. Profit genereert vervolgens automatisch de tegenboeking.

Bij digitale inkoopfacturen (UBL) kan profit de factuur matchen met openstaande verplichtingen op referentie, leverancier, bedrag en contractnummer. Deze gematchte inkoopfactuur wordt bij een volledige match automatisch betaalbaar gesteld.

Door een einddatum in het contract vast te leggen, kan Profit signaleren dat een contract afloopt of stilzwijgend wordt verlengd. Het signaal voor contractverlenging start een workflow. Vanuit deze workflow kun je het contract verlengen of beëindigen.

Inrichten

Verplichte inrichting

Gebruiken