Inkoopaanvragen voor interne inkoop (InSite)

Met een inkoopaanvraag bestel je producten of diensten voor eigen gebruik. Dit verloopt altijd via InSite.

Het gaat om secundaire inkoop, om verbruiksartikelen, dus niet om inkoop voor verkoop. Bijvoorbeeld om: kantoorartikelen, relatiegeschenken, bloemen, etc.

Een inkoopaanvraag kun je via een workflow omzetten in een inkoopofferte of inkooporder. Deze functionaliteit hoort bij het proces 'Van budget tot betaling'.

Je kunt een goedgekeurde inkoopaanvraag ook omzetten naar een inkooporder, zonder dat je de order verstuurt aan de inkooprelatie. Deze actie gebruik je wanneer je al een opdracht hebt gegeven aan een leverancier en de bijbehorende inkooporder alleen nog administratief wilt vastleggen. Zo voorkom je dat de leverancier de order dubbel ontvangt.

Inhoud

Beschrijving

Er is onderscheid tussen inkoopaanvragen o.b.v. productgroep (o.b.v. assortiment), inkoopaanvragen via OCI en vrije inkoopaanvragen. In alle gevallen wordt een inkoopaanvraag gedaan, maar de manier van aanvragen en inrichting zijn verschillend.

Inkoopaanvraag op basis van productgroep

Bij deze inkoopaanvragen opent de aanvrager eerst een productgroep. Vervolgens selecteert diegene het artikel en vult diegene de gewenste hoeveelheid in. Op deze manier kan een gebruiker een winkelmandje met de gewenste artikelen vullen. Vervolgens zet de aanvrager het winkelmandje om in een inkoopaanvraag die beoordeeld moet worden.

Inkoopaanvraag via OCI

Bij inkoopaanvragen via OCI gaat de gebruiker via het eigen bestelportaal naar het online assortiment van een leverancier. De aanvrager vult het winkelmandje in de winkel van de leverancier en bij het afrekenen wordt de gebruiker teruggeleid naar InSite. Daar zet de aanvrager het winkelmandje om in een inkoopaanvraag die beoordeeld moet worden.

Vrije inkoopaanvraag

Bij een vrije inkoopaanvraag vult de aanvrager de benodigde gegevens in en selecteert hij een item van het type artikel of kosten. Elke aanvraag moet apart via de workflow beoordeeld worden (er is dus geen 'winkelmandje' met aanvragen).

Integratie met budgetten en procuratieschema

Bij het beoordelen van een inkoopaanvraag kunnen budgetregels getoond worden uit Profit Financieel. Dit zijn budgetregels van de grootboekrekening Inkoop van de artikelgroep (van het artikel) of integratiegroep (van een item van het type kosten bij vrije inkoopaanvragen). Je ziet alleen regels van het voorkeur budgetscenario. Ook verplichtingen kunnen getoond worden.

Als je het procuratieschema gebruikt, kun je ook beoordelaars van het procuratieschema gebruiken bij het beoordelen van inkoopaanvragen.

Budget en controle verbijzonderingstoewijzing

Bij een inkoopaanvraag kan Profit budgetregels uit Profit Financieel tonen. Deze budgetten zijn gebaseerd op grootboekrekeningen, eventueel per verbijzonderingsas of kostenplaats.

Voor een artikel gebruikt Profit de rekening Inkoop van de artikelgroep. Voor een kostensoort gebruikt Profit de rekening Inkoop van de integratiesoort van het artikel. Een kostensoort is alleen beschikbaar bij vrije inkoopaanvragen. Profit kan ook verplichtingen op basis van de rekening Inkoop tonen.

Bij het opslaan of insturen controleert Profit de combinatie van grootboekrekening en verbijzonderingscode. Dit is nieuw in Profit 8 Het schema toont hoe Profit de rekening voor deze controle en de journalisering bepaalt. De verbijzonderingscode moet voorkomen in een verbijzonderingstoewijzing van de rekening Inkoop of Kostprijs van de artikelgroep.

Inrichten

Verplichte inrichting

Gebruiken